Tipp 1: Umsatzsteuersenkung löst Handlungsbedarf bei Gastronomen aus

Die Bundesregierung plant, ab dem 1. Januar 2026 für Restaurations- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft den ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 Prozent anzuwenden. Damit würde die seit Corona diskutierte Absenkung endgültig entfristet. Die Gesetzesbegründung hebt hervor, dass damit u. a. Abgrenzungsschwierigkeiten (z. B. bei Catering, Kita- und Schulessen oder Krankenhausverpflegung) reduziert werden sollen. Für Getränke verbleibt es beim allgemeinen Steuersatz von 19 Prozent.

Kommt das Gesetz wie geplant, sollten Gastronomen vorbereitet sein. Denn in diesem Fall müssen Kassensysteme angepasst, die eigene Preiskalkulation überprüft und gegebenenfalls geändert werden. Auch die Preise auf Speisekarten und der Internetseite müssen geprüft bzw. angepasst werden.

Tipp 2: Wirtschaftsgüter optimal abschreiben

Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Hard- und Software oder Fahrzeuge nutzen sich ab. Dieser Wertverlust wird über die Absetzung für Abnutzung (AfA) steuerlich als Betriebsausgabe angesetzt. Auch mit Investitionen, die Sie bis zum Jahresende tätigen, können Sie damit den Gewinn des Jahres 2025 noch beeinflussen. Komplett sind die Aufwendungen für die Anschaffung allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen abziehbar.

1. Grundsatz: Es muss zeitanteilig abgeschrieben werden

In der Regel sind die Wirtschaftsgüter über die Nutzungsdauer abzuschreiben, betriebliche Pkw z. B. über 6 Jahre, Büroeinrichtung über 10 Jahre. Zu beachten ist, dass für 2025 nur noch eine anteilige Abschreibung mit 2/12 oder 1/12, also für November und Dezember oder nur für Dezember zulässig ist. Wird beispielsweise ein Transporter für 54.000 Euro (betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer: 9 Jahre) im November angeschafft, können 2025 nur noch 1.000 Euro gewinnmindernd geltend gemacht werden, in 2026 sind es dann 6.000 Euro.

2. Degressive Abschreibung wieder möglich

Die Abschreibung in fallenden Jahresbeiträgen (degressiv) ermöglicht in den ersten Jahren regelmäßig höhere Abschreibungsbeträge. Für im Zeitraum 1. Juli 2025 bis 31. Dezember 2027 angeschaffte oder hergestellte bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens wurde erneut befristet die Möglichkeit geschaffen, linear oder degressiv abzuschreiben.

Die degressive Abschreibung beträgt dabei das Dreifache der linearen Abschreibung, maximal 30 Prozent. Allerdings ist auch die degressive Abschreibung in 2025 nur zeitanteilig zulässig. Für den im Dezember für 54.000 Euro angeschafften Transporter könnten damit in diesem Jahr maximal noch 2.700 Euro (6.000 Euro lineare AfA x 3 = 18.000 Euro, max. 54.000 Euro x 30 Prozent = 16.200 Euro x 2/12) abgeschrieben werden, in 2026 wären es 15.390 Euro (30 Prozent vom Restbuchwert).

3. Abschreibung für neue E-Autos bis zu 75 Prozent möglich

Neben der Wiedereinführung der degressiven Abschreibung wurde eine neue arithmetisch-degressive Abschreibung für neu angeschaffte (reine) Elektrofahrzeuge des Betriebsvermögens im Zeitraum Juli 2025 bis Dezember 2027 eingeführt. Dabei gelten folgende Staffelsätze:

• 75 Prozent im Jahr der Anschaffung,
• 10 Prozent im ersten darauffolgenden Jahr,
• 5 Prozent im zweiten darauffolgenden Jahr,
• 5 Prozent im dritten darauffolgenden Jahr,
• 3 Prozent im vierten darauffolgenden Jahr und
• 2 Prozent im fünften darauffolgenden Jahr.

Diese AfA-Art kann nur angewendet werden, wenn keine Sonderabschreibungen in Anspruch genommen werden. Sie umfasst alle Fahrzeuge, unabhängig von ihrer Fahrzeugklasse und damit neben Pkw insbesondere auch Elektronutzfahrzeuge, Lkw und Busse.

Besonders attraktiv: Für unterjährige Anschaffungen ist die zeitanteilige Abschreibung (pro rata temporis) nicht vorzunehmen. Das bedeutet, Unternehmer können die volle 75-Prozent-AfA noch bei Anschaffung/Inbetriebnahme bis zum 31. Dezember des laufenden Jahres gewinnmindernd berücksichtigen.

Insbesondere Unternehmer, die ohnehin eine Anschaffung geplant hatten oder bei denen bei einem geleasten Fahrzeug die Grundmietzeit endet, können noch im Jahr 2025 von dieser Regelung profitieren. Aber Achtung: es muss ein tatsächlicher Eigentumsübergang erfolgen. War das wirtschaftliche Eigentum bereits während der Laufzeit dem Leasingnehmer zuzurechnen, fehlt es beim späteren Übernehmen an einer neuen Anschaffung, sodass die 75-Prozent-AfA nicht greift.

4. Sonderabschreibungen ermöglichen höhere Abschreibungsbeträge

Kleine und mittlere Unternehmen können im Jahr der Anschaffung und den folgenden vier Jahren zusätzlich zur linearen oder degressiven Abschreibung insgesamt noch eine Sonderabschreibung in Höhe von 40 Prozent geltend machen. Auch für ein erst im November oder Dezember des Jahres angeschafftes Wirtschaftsgut können die vollen 40 Prozent angesetzt werden. Voraussetzung ist, dass Sie das Wirtschaftsgut nahezu ausschließlich (mindestens zu 90 Prozent) für unternehmerische Zwecke nutzen. Zudem darf Ihr Gewinn 200.000 Euro nicht überschreiten. Für einen im November 2025 für 54.000 Euro angeschafften Transporter könnten somit zusätzlich bis zu 21.600 Euro abgeschrieben werden.

5. Hard- und Software sofort abschreiben

Für verschiedene Hard- und Software, z. B. Tablets, Laptops und Dockingstations (nicht jedoch Handys!) hat die Finanzverwaltung die Abschreibungsdauer auf 1 Jahr verkürzt. Damit kann die in diesem Jahr angeschaffte Hard- und Software komplett auf einen Erinnerungsbuchwert von 1 Euro abgeschrieben werden. Das ist sogar für erst zum Jahresende angeschaffte Hard- und Software zulässig. Die Höhe der Anschaffungskosten spielt dabei keine Rolle, es können also auch hochwertige Personalcomputer in voller Höhe als Aufwand verbucht werden.

6. Geringwertige Wirtschaftsgüter

Andere Wirtschaftsgüter (außer Hard- und Software) können nur dann sofort als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn ihre Anschaffungskosten (ohne Umsatzsteuer) nicht mehr als 800 Euro betragen und das erworbene abnutzbare Wirtschaftsgut auch selbständig nutzbar ist. Ein für 750 Euro im Dezember angeschafftes Handy könnte also in voller Höhe als Aufwand steuerlich geltend gemacht werden.

7. Investitionsabzugsbetrag

Auch wenn Sie erst in den nächsten drei Jahren investieren wollen, können Sie bereits 2025 gewinnmindernde Abzugsbeträge geltend machen – mithilfe eines Investitionsabzugsbetrags (IAB). Sie können einen IAB in Höhe von 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Wirtschaftsgutes bilden, maximal einen IAB in Höhe von 200.000 Euro. Voraussetzung ist, dass der Gewinn Ihres Unternehmens nicht mehr als 200.000 Euro beträgt.

Hinweis: Für in 2022 gebildete IAB muss bis Ende 2025 investiert werden. Ansonsten sind die IAB rückwirkend aufzulösen. Prüfen Sie, ob eine Investition in 2025 betriebswirtschaftlich und steuerlich sinnvoll ist!

Tipp 3: Die 10-Tage-Regel beachten und optimal für sich nutzen

Kleine Unternehmen und Freiberufler dürfen ihren Gewinn durch eine vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Für den Gewinn des Jahres 2025 ist somit grundsätzlich entscheidend, ob die Betriebseinnahmen bereits auf dem Bankkonto gutgeschrieben bzw. in der Kasse vereinnahmt wurden und ob Zahlungen für Betriebsausgaben bereits abgeflossen sind. Durch das Verschieben von Zuflüssen in das nächste Jahr und/oder das Vorziehen von zahlungswirksamen Aufwendungen in den Dezember 2025 kann der zu versteuernde Unternehmensgewinn gemindert werden. Um dies zu steuern, können Sie beispielsweise mit Kunden oder Lieferanten andere Zahlungsziele vereinbaren.

Durch die sogenannte 10-Tage-Regel gibt es allerdings eine wichtige Ausnahme vom Zu- und Abflussprinzip. Diese betrifft regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die kurze Zeit vor oder nach Ende des Jahres zu- bzw. abfließen. Die Regel besagt, dass diese Einnahmen und Ausgaben als im Wirtschaftsjahr der Verursachung zugeflossen gelten, vorausgesetzt, sie sind in diesem Zeitraum auch fällig. Als kurze Frist gelten dabei 10 Tage, d. h. es geht um Zahlungen zwischen dem 22. Dezember und dem 10. Januar des Folgejahres.

Auf der Ausgabenseite sind beispielsweise die monatlichen Umsatzsteuervorauszahlungen, Mieten, Versicherungsbeiträge oder Darlehenszinsen betroffen. Auf der Einnahmenseite sind es die regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen, wie z. B. jährliche Zahlungen für Garantieverträge oder regelmäßig erfolgende Vorauszahlungen für Wartungsverträge, die unter die 10-Tage-Regelung fallen, wenn die Zahlungen auch in dieser Frist fällig sind. Die Umsatzsteuervorauszahlung für den Monat Dezember fällt nur unter die 10-Tage-Regelung, wenn keine Dauerfristverlängerung beantragt wurde.

Hinweis: Wird aber beispielsweise die Jahresprämie für die Betriebshaftpflichtversicherung für das Jahr 2026 bereits am 10. Dezember gezahlt, kann der gesamte Betrag in 2025 als Aufwand angesetzt werden, denn außerhalb der 10-Tages-Frist kommt es auch bei regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen oder Ausgaben nicht auf die Fälligkeit, sondern nur auf den Zu- oder Abfluss an.

Tipp 4 – Umsatzgrenzen für umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung einhalten

Kleinstunternehmen, aber auch Unternehmen, die überwiegend umsatzsteuerbefreite Leistungen erbringen (z. B. Ärzte, Physiotherapeuten) können umsatzsteuerliche Erleichterungen in Anspruch nehmen. Wer als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer gilt, muss in seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Voraussetzung ist, dass die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze des Vorjahres nicht mehr als 25.000 Euro betragen haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigen. Der Verkauf von Anlagevermögen zählt dabei nicht zum Gesamtumsatz.

Überschreiten Sie allerdings eine der beiden Grenzen, werden Sie sofort umsatzsteuerpflichtig, d. h. Sie müssen in Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Allerdings dürfen Sie dann auch die Vorsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen abziehen, soweit die bezogenen Waren und Leistungen für umsatzsteuerpflichtige Umsätze verwendet werden.

Für Unternehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet wurde im Jahr 2025 eine separate Regelung geschaffen. Dazu wurde eine neue Kleinunternehmer-IdNr. eingeführt, die zur Erfüllung von neuen Meldepflichten (quartalsweise Umsatzmeldungen an das BZSt) benötigt wird.

Hinweis: Möglicherweise ist die Umsatzsteuerpflicht für Sie aber auch vorteilhaft, denn dann sind Sie vorsteuerabzugsberechtigt. In diesem Fall können Sie zur Umsatzsteuerpflicht optieren, auch wenn Sie die Kleinunternehmergrenzen nicht überschreiten. Sie sind dann jedoch für fünf Jahre an die Umsatzsteuerpflicht gebunden. Der Verzicht zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung für inländische Unternehmer muss bis Ende Februar des zweiten Folgejahres erfolgen.

Tipp 5: Ist das Kunst oder kann das weg?

Im Zeichen des Bürokratieabbaus wurde gesetzlich geregelt, dass Kaufleute nach den handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen Buchungsbelege nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahren müssen. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen zum Zollkodex sind zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und die sonstigen Unterlagen (Handels- und Geschäftsbriefe) sechs Jahre aufzubewahren. Analog wurde die umsatzsteuerliche Frist zur Aufbewahrung von Rechnungen – auch für die E-Rechnungen – an die geänderte Aufbewahrungsfrist angepasst.

Hinweis: Die Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Unterlagen beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die jeweiligen Geschäftsbücher gemacht wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. In Ausnahmefällen müssen Unterlagen jedoch noch länger aufbewahrt werden, z. B. wenn das Besteuerungsverfahren durch eine Betriebsprüfung noch nicht abgeschlossen ist. Daneben sollten Unterlagen, die dauerhaft von Bedeutung sind, so lange archiviert werden, wie sie steuerlich relevant sein können (z. B. Mietverträge, Darlehensverträge, Gesellschaftsverträge). Und bei allen Coronahilfen muss genau geschaut werden, welche Aufbewahrungsfristen für die Bescheide und damit auch für die diesen zugrundliegenden Unterlagen zu beachten sind.