Wofür wird ein elektronisches Verfahren für den Datenaustausch bei privater Kranken- und Pflegeversicherung benötigt? Arbeitnehmer sind grundsätzlich in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichert. Verdienen sie jedoch mehr als die sogenannte Jahresarbeitsentgeltgrenze, sind sie krankenversicherungsfrei. Sie können dann entscheiden, ob sie freiwillig gesetzlich versichert bleiben oder sich privat versichern wollen.

Für das Jahr 2025 beträgt die allgemeine Jahresarbeitsentgeltgrenze 73.800 Euro, die besondere 66.150 Euro. Die besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze gilt nur für Arbeitnehmer, die am 31. Dezember 2002 wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze versicherungsfrei und zu diesem Zeitpunkt mit einer privaten Krankenversicherung abgesichert waren.

Im Regelfall haben privat versicherte Arbeitnehmer einen Anspruch auf einen Beitragszuschuss ihres Arbeitgebers, analog zur hälftigen Übernahme der Krankenversicherungsbeiträge bei gesetzlich versicherten Arbeitnehmern.

Während bislang Arbeitgeber dafür auf die Papierbescheinigungen des Arbeitnehmers warten mussten, wird ab 2026 ein neues elektronisches Verfahren eingeführt, mit dem Arbeitgebern über die ElStAM-Daten die benötigen Informationen zur Verfügung gestellt werden. Das Bundesministerium der Finanzen hat in seinem Schreiben vom 3. Juni 2025 ausführlich dazu Stellung genommen.

Beitragszuschuss des Arbeitgebers zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung

Der Arbeitgeberzuschuss richtet sich nach der für das aktuelle Jahr gültigen Beitragsbemessungsgrenze. Diese beträgt in 2025 monatlich 5.512,50 Euro. Zur Berechnung des Höchstzuschusses in der Krankenversicherung wird dieser Betrag mit 8,55 Prozent multipliziert (7,3 Prozent Arbeitgeberanteil Krankenversicherung plus 1,25 Prozent hälftiger Zusatzbeitrag). Der Höchstzuschuss beträgt für die Krankenversicherung somit 471,32 Euro monatlich. Maximal erhält der Arbeitnehmer jedoch die Hälfte des Betrags, den er für seine private Krankenversicherung tatsächlich aufwendet.

Analog erfolgt die Berechnung für die Pflegeversicherung. In 2025 zahlt der Arbeitgeber somit 1,80 Prozent (Hälfte von 3,60 Prozent Regelbeitrag) und in Sachsen 1,30 Prozent von der Beitragsbemessungsgrenze. Damit ergibt sich ein maximaler Zuschuss von 99,23 Euro bzw. 71,66 Euro in Sachsen, höchstens jedoch die Hälfte des tatsächlich gezahlten Beitrags.

Nachweis der privaten Versicherungsbeiträge

Die Zuschüsse des Arbeitgebers zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung des Arbeitnehmers sind steuerfrei, soweit der Arbeitgeber zur Leistung eines Zuschusses verpflichtet ist. Für die Steuerfreiheit muss der Arbeitnehmer die Höhe der tatsächlich geleisteten Beiträge nachweisen. Auch zur korrekten Berechnung der Vorsorgepauschale im Rahmen der Lohnabrechnung benötigt der Arbeitgeber diese Angaben. Bislang erfolgte dies über Papierbescheinigungen.

Digitales Verfahren ab 2026

Ab dem Jahr 2026 erfolgt diesbezüglich ein Datenaustausch zwischen den privaten Versicherungsunternehmen, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und den Arbeitgebern. Die Versicherungsgesellschaften übermitteln die Daten ihrer Versicherten elektronisch an das BZSt. Dieses berücksichtigt die Daten bei der Ermittlung der ELStAM und stellt diese den Arbeitgebern über das ELStAM-Portal zur Verfügung. Durch den digtalen Datenaustausch entfallen die bisher erforderlichen Papierbescheinigungen, die Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber vorlegen mussten. Versicherungsunternehmen, die lediglich Zusatzleistungen privat versichern (wie z. B. ein Krankentagegeld oder Krankenhaustagegeld), fallen nicht unter dieses Verfahren.

Ab 2026 muss der Arbeitgeber die Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung in der Höhe berücksichtigen, in der sie in den ELStAM angegeben sind. Der Arbeitnehmer kann also vom Arbeitgeber nicht verlangen, dass er die Beiträge in einer anderen Höhe berücksichtigt. Sind die Daten fehlerhaft, muss sich der Arbeitnehmer an sein Versicherungsunternehmen wenden, da nur dieses eine Korrektur der Datenübermittlung vornehmen kann.

Bei fehlenden Bescheinigungen musste der Arbeitgeber bislang in der Lohnabrechnung eine Mindestvorsorgepauschale berücksichtigen. Werden ab 2026 über die ELStAM keine Beiträge bereitgestellt, so darf der Arbeitgeber Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung auch nicht anderweitig ansetzen. Die Berücksichtigung der Mindestvorsorgepauschale ist ab dem 1. Januar 2026 nicht mehr zulässig.

Fristen für die Übermittlung

Die Übermittlung der Daten durch die Versicherungsunternehmen für die Beiträge des Jahres muss bis zum Ablauf des 20. Novembers des Vorjahres erfolgt sein. Die ELStAM werden dem Arbeitgeber dann im Dezember für das Folgejahr vom BZSt bereitgestellt.

Bei Korrekturen und Stornierungen wird das Lohnsteuerabzugsmerkmal neu gebildet. Die aktuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale werden für den Arbeitgeber über die ELStAM zum Abruf bereitgestellt.

Folgen des Widerspruchs gegen die Datenübermittlung

Der Versicherungsnehmer kann der Datenübermittlung gegenüber dem Versicherungsunternehmen widersprechen. Ein Widerspruch kann nur mit Wirkung für die Zukunft erfolgen. Die Daten können somit nicht bei der Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale berücksichtigt werden. Dem Arbeitgeber werden die genannten Daten nicht als Lohnsteuerabzugsmerkmal bereitgestellt. Ersatzweise vorgelegte Papierbescheinigungen des Versicherungsunternehmens infolge eines Widerspruchs darf der Arbeitgeber nicht berücksichtigen.

Die nicht über den Datenaustausch berücksichtigten Daten kann der Arbeitnehmer folglich erst in seiner Einkommensteuererklärung steuerlich geltend machen.

Übergangszeitraum

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) gewährt jedoch eine zweijährige Übergangsfrist. In diesem Zeitraum kann der Arbeitgeber eine vom Versicherungsunternehmen ausgestellte Ersatzbescheinigung in Papierform berücksichtigen, wenn dies aus technischen Gründen bzw. bei fehlerhaften ELStAM notwendig ist. Dies gilt nicht für den Fall, dass der Arbeitnehmer der Datenübermittlung widersprochen hat.