Gutscheine und Gutscheinkarten
Stolperfallen bei der lohnsteuerlichen Beurteilung
Waren- oder auch Geldgutscheine sind äußerst beliebt – als Geschenk im privaten Bereich oder auch als Anerkennung oder Aufmerksamkeit des Arbeitgebers. So vielfältig die Auswahl an Gutscheinen oder Gutscheinkarten, so vielfältig sind auch die steuerlichen Regelungen, die es zu beachten gilt, wenn Arbeitnehmer Gutscheine erhalten. Die Vorgaben, nach denen Gutscheine im Rahmen der sogenannten Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro im Monat steuerfrei bleiben dürfen, wurden in den vergangenen Jahren immer strenger. In ihrem Schreiben vom 15. März 2022 hat die Finanzverwaltung die wichtigsten Regelungen zusammengefasst.
Es ist nicht alles Geld, was glänzt
Während Barlohn immer steuerpflichtig ist, kommt es bei Sachbezügen auf die genauen gesetzlichen Regelungen an. Zum – immer steuerpflichtigen – Barlohn gehören laut Gesetzeswortlaut nicht nur das Grundgehalt, sondern auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten. Ein Zuschuss des Arbeitgebers für das Tanken oder die nachträgliche Erstattung der Kosten für eine Tankfüllung wären damit als Barlohn stets steuerpflichtig.
Dies gilt jedoch nicht bei Gutscheinen und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen. Sie können im Rahmen der Sachbezugsfreigrenze steuerfrei bleiben, wenn die geldwerten Vorteile insgesamt 50 Euro im Monat nicht übersteigen. Dies gilt jedoch nur, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
Tipp: Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer anlässlich eines besonderen, persönlichen Ereignisses wie Geburtstag, Hochzeit oder die Geburt eines Kindes sind unabhängig von der Sachbezugsfreigrenze bis zur Höhe von 60 Euro steuerfrei möglich. Geldzahlungen sind jedoch immer steuerpflichtig.
Voraussetzungen für die Steuerfreiheit
Damit Gutscheine und Geldkarten im Rahmen der Sachbezugsfreigrenze steuerfrei genutzt werden können, sind also drei Voraussetzungen zu erfüllen:
- Gewährung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
- ausschließliche Berechtigung zum Bezug von Waren und Dienstleistungen
- Erfüllen der Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes
Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
Für die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze müssen Gutscheine und Geldkarten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Der Gesetzgeber hat hierfür genaue Kriterien aufgestellt. Das Zusätzlichkeitserfordernis ist erfüllt, wenn die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet, der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt, die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt und bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird. Eine Gehaltsumwandlung ist also insoweit nicht zulässig.
Bezug von Waren und Dienstleistungen
Für Gutscheine und Geldkarten, die nicht nur zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen, ist eine steuerfreie Gewährung im Rahmen der Sachbezugsfreigrenze nicht möglich. Dazu zählen Gutscheine oder Geldkarten, die über eine Barauszahlungsfunktion oder über eine eigene IBAN verfügen, die für Überweisungen oder für den Erwerb von Devisen oder Kryptowährungen verwendet sowie als generelles Zahlungsinstrument hinterlegt werden können.
Als Geldleistung sind auch Gutscheine zu behandeln, die ausschließlich dazu berechtigen, sie gegen andere Gutscheine einzulösen, wie es in Gutscheinportalen oft der Fall ist. Dies gilt als Geldzahlung, da der alleinige Bezug eines weiteren Gutscheins kein Bezug von Waren oder Dienstleistungen ist.
Eine steuerliche Begünstigung ist in diesem Fall nur möglich, wenn mit dem Gutschein wiederum nur ein Gutschein erworben werden kann, mit dem ausschließlich Waren oder Dienstleistungen bezogen werden können und dieser die Voraussetzungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllt bzw. dem Arbeitnehmer das Guthaben erst nach Auswahl des anderen Gutscheins zur Verfügung steht.
Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes
Um die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro für einen Gutschein zu nutzen, muss dieser auch noch die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen. Danach gelten Gutscheine, vereinfacht gesagt, nicht als Zahlungsmittel, wenn sie
- für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen des Ausstellers oder innerhalb eines begrenzten Netzes von Dienstleistern eingesetzt werden können, oder
- für den Erwerb eines sehr begrenzten Waren- oder Dienstleistungsspektrums eingesetzt werden können, oder
- beschränkt sind auf den Einsatz im Inland für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke
Anwendungsbeispiele für Gutscheine
Unter die erste Gruppe fallen beispielsweise Tankgutscheine eines einzelnen Tankstellenbetreibers oder einer bestimmten Tankstellenkette mit einheitlichem Marktauftritt (z.B. eine Marke, ein Logo). Möglich ist aber auch ein vom Arbeitgeber selbst ausgestellter Gutschein, wenn der Arbeitgeber direkt mit der Tankstelle abrechnet. Begünstigt sind auch Gutscheine für Einkaufs- oder Dienstleistungsverbünde, wie City-Cards oder Stadtgutscheine, die auf die unmittelbar räumlich angrenzenden zweistelligen Postleitzahlenbezirke begrenzt werden.
Unter die erste Fallgruppe können auch Gutscheine von Online-Händlern gefasst werden, wenn diese nur zum Bezug von Waren und Dienstleistungen aus der eigenen Produktpalette berechtigen. Nicht begünstigt sind sie, wenn die Gutscheine auch für Produkte von Fremdanbieter (z. B. Marketplace) einlösbar sind. Amazon-Gutscheine könnten nach dieser Definition nicht mehr im Rahmen der Sachbezugsfreigrenze steuerfrei gewährt werden.
Unter die zweite Fallgruppe werden beispielsweise Gutscheine für den Personennah- und Fernverkehr und weitere Mobilitätsdienstleistungen gefasst. Hierunter fallen Fahrberechtigungen, aber auch Gutscheine für die Nutzung von Car-Sharing-Angeboten. Ebenfalls begünstigt sind Gutscheine für Bücher, Zeitschriften oder Streamingdienste.
Unter die letzte Fallgruppe der sozialen oder steuerlichen Zwecke fallen unter anderem Essensmarken oder Karten für das betriebliche Gesundheitsmanagement.
Hinweis: Die Inanspruchnahme der 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze gilt nicht als begünstigter sozialer oder steuerlicher Zweck.
Zeitpunkt des Zuflusses
Für den Zeitpunkt des Zuflusses des Sachbezugs in Form des Gutscheins muss unterschieden werden, ob dieser beim Arbeitgeber oder bei einem Dritten eingelöst werden kann. Gutscheine, die bei einem Dritten einzulösen sind, gelten im Zeitpunkt der Hingabe als zugeflossen, weil der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten erhält.
Demgegenüber erfolgt der Zufluss des Sachbezugs bei einem Gutschein, der beim Arbeitgeber einzulösen ist, erst im Zeitpunkt der Einlösung. Hier ist ebenfalls die Anwendung des Rabattfreibetrags von 1.080 Euro pro Jahr zu prüfen, soweit es sich um Waren und Dienstleistungen aus der Produktpalette des Arbeitgebers handelt.
Aufzeichnungspflichten
Der Arbeitgeber muss gegenüber der Finanzverwaltung nachweisen können, dass die Voraussetzungen zur Anwendung der 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze erfüllt wurden. Daher sollte eine Kopie des an den Arbeitnehmer ausgegebenen Gutscheins mit in die Personalakte aufgenommen werden. Im Lohnkonto sind alle Sachbezüge – auch steuerfreie – aufzuzeichnen. Allerdings kann in Absprache mit dem Betriebsstättenfinanzamt eine Aufzeichnungserleichterung vereinbart werden.
Tipp: Damit Sie nicht in die steuerliche Gutscheinfalle tappen, ist Vieles zu beachten. Wird erst bei einer Betriebsprüfung festgestellt, dass Gutscheine zu Unrecht steuerfrei gewährt wurde, fallen neben Steuern auch noch Sozialversicherungsbeiträge an. Und das kann teuer werden, denn der Arbeitgeber muss dann in der Regel neben dem Arbeitgeber- auch den Arbeitnehmeranteil tragen. Lassen Sie es nicht soweit kommen. Sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gern.
