Neues BMF-Schreiben zur Betriebsstätte betrifft viele Unternehmer

Betriebsstätten entstehen nicht nur durch eine klassische Filiale oder ein eigenes Büro. Auch längere Projekte, regelmäßig genutzte Räume, Lagerflächen, Baustellen, Montagen, Homeoffice-/Leitungsfälle oder Vertreter können steuerlich relevant werden. Das neue BMF-Schreiben vom 18. Juni 2026 zum Betriebsstättenbegriff ordnet die Verwaltungsauffassung hierzu neu und ersetzt insoweit das frühere BMF-Schreiben vom 24. Dezember 1999. Es greift aktuelle BFH-Rechtsprechung auf und zeigt anhand vieler Praxisfälle, wann eine örtliche und zeitliche Festigkeit sowie Verfügungsmacht entstehen.

Für Unternehmer ist das relevant, weil die Betriebsstätte ein wichtiger Anknüpfungspunkt dafür ist, wo Unternehmensgewinne steuerlich zugeordnet oder besteuert werden können. Im Inland kann sie etwa für die Gewerbesteuer Bedeutung haben. Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten geht es zusätzlich darum, ob ein anderer Staat Unternehmensgewinne besteuern darf.

Erst nationales Recht, dann Abkommensrecht

Zuerst wird nach deutschem innerstaatlichem Recht geprüft, ob eine Betriebsstätte vorliegt. Erst danach ist bei Auslandssachverhalten zu prüfen, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen das deutsche Besteuerungsrecht beschränkt oder einem anderen Staat ein Besteuerungsrecht zuweist.

Nach deutschem Recht reicht es aus, dass eine feste Geschäftseinrichtung oder Anlage der Tätigkeit des Unternehmens dient. Eine tatsächliche Leistungserbringung durch diese Einrichtung ist nicht in jedem Fall erforderlich. Auch vorbereitende Tätigkeiten oder Hilfstätigkeiten können innerstaatlich eine Betriebsstätte begründen. Abkommensrechtlich ist die Prüfung enger. Dort muss die Geschäftstätigkeit des Unternehmens grundsätzlich ganz oder teilweise durch die feste Einrichtung ausgeübt werden. Außerdem können Tätigkeiten vorbereitender Art oder reine Hilfstätigkeiten nach dem OECD-Verständnis aus der Betriebsstätte herausfallen.

Auch bei Bauausführungen und Montagen zeigt sich der Unterschied deutlich. Innerstaatlich gilt für Bau- und Montagebetriebsstätten eine 6-Monats-Grenze. Mehrere zeitlich nebeneinander laufende oder ohne Unterbrechung aufeinanderfolgende Projekte können dabei zusammenzurechnen sein. Abkommensrechtlich kann eine längere oder abweichende Frist gelten. Zudem reicht dort eine rein zeitliche Betrachtung nicht immer aus. Bei mehreren Projekten kommt es stärker darauf an, ob sie wirtschaftlich, organisatorisch und geografisch zusammenhängen. Deshalb muss bei Auslandssachverhalten immer das konkrete Doppelbesteuerungsabkommen geprüft werden.

Baustellen, Montagen und Projektlaufzeiten dokumentieren

Für Bau- und Montageunternehmen, Anlagenbauer und andere projektbezogen tätige Unternehmen ist das Schreiben besonders relevant. Eine Bauausführung beginnt nicht erst mit der sichtbaren Hauptleistung. Auch vorbereitende Arbeiten vor Ort und die Baustelleneinrichtung können einzubeziehen sein. Eine Montage beginnt regelmäßig mit dem Eintreffen der ersten Person, die mit den Montagearbeiten betraut ist. Endpunkt kann je nach Vertragsgestaltung auch die Abnahme sein.

Unterbrechungen führen nicht automatisch dazu, dass die Frist neu beginnt. Witterung, Streik, Materialmangel oder bautechnische Gründe lassen den Fristlauf grundsätzlich weiterlaufen. Bei nicht betriebsbedingten Unterbrechungen kann es anders sein, wenn sie länger dauern und das Personal abgezogen wird. Werden Subunternehmer eingesetzt, können deren Zeiten dem Generalunternehmer zugerechnet werden.

Arbeiten in fremden Räumen werden genauer abgegrenzt

Viele Unternehmen arbeiten regelmäßig in Räumen ihrer Kunden. Das BMF unterscheidet hier genauer als früher. Das bloße Tätigwerden beim Kunden reicht für sich genommen nicht aus. Wer nur das Objekt des Kunden bearbeitet, reinigt, wartet oder instand setzt, hat dadurch nicht automatisch eine eigene Betriebsstätte.

Anders kann es sein, wenn die Räume des Kunden zum eigenen festen Arbeitsort werden. Das betrifft etwa längerfristige Projekte, bei denen Mitarbeiter über Monate vor Ort tätig sind, dort Arbeitsplätze, Systeme oder sonstige Strukturen nutzen und ihre Leistung gerade von dort aus erbringen. Entscheidend ist die konkrete Nutzung, die Dauer und die Frage, ob dem Unternehmen eine verlässliche Nutzungsmöglichkeit eingeräumt ist.

Lager, Container und Maschinen als feste Einrichtung

Auch Materiallager, Container, Werkstattflächen, Maschinen, Anlagen oder abgegrenzte Flächen können eine feste Geschäftseinrichtung sein. Ein voll ausgestattetes Büro ist nicht erforderlich. Maßgeblich ist, ob die Einrichtung dem Unternehmen für eigene Tätigkeiten dient, auf eine gewisse Dauer angelegt ist und nicht nur gelegentlich oder kurzfristig genutzt wird.

Bei grenzüberschreitenden Fällen kommt wieder die abkommensrechtliche Prüfung hinzu. Ein Lager kann innerstaatlich eine Betriebsstätte sein. Abkommensrechtlich kann es anders beurteilt werden, wenn dort nur vorbereitende Tätigkeiten oder Hilfstätigkeiten ausgeübt werden. Entscheidend ist, welche Funktion die Einrichtung im Geschäftsmodell hat.

Homeoffice und Vertreter bleiben relevant

Das Homeoffice eines Arbeitnehmers begründet regelmäßig keine Betriebsstätte des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber hat normalerweise keine ausreichende Verfügungsmacht über die privaten Räume. Das gilt grundsätzlich auch dann, wenn Ausstattung gestellt, Kosten übernommen oder kein anderer Arbeitsplatz bereitgestellt wird.

Anders kann es werden, wenn aus dem Homeoffice heraus Leitungsfunktionen ausgeübt werden. Werden dort laufende geschäftliche Entscheidungen getroffen, kann eine Geschäftsleitungsbetriebsstätte entstehen. Wer dauerhaft für ein Unternehmen Geschäfte besorgt, Aufträge einholt, Verträge vermittelt oder abschließt, kann eine steuerliche Anknüpfung begründen. Maßgeblich ist die tatsächliche Rolle bei Vertragsanbahnung und Vertragsschluss.

Was sich jetzt in der Praxis ändert

Die wichtigste Änderung liegt in der systematischeren Sichtweise der Finanzverwaltung. Das BMF trennt klarer zwischen nationaler und abkommensrechtlicher Prüfung. Es übernimmt aktuelle Rechtsprechung, konkretisiert typische Fallgruppen und legt stärkeres Gewicht auf Dauer, örtliche Bindung, Verfügungsmacht und Nutzungsmöglichkeiten.

Relevant wird das Thema besonders dann, wenn sich ein Betrieb über längere Zeit an einem Ort, über bestimmte Räume, feste Einrichtungen oder dauerhaft handelnde Personen organisatorisch verfestigt. Bei Auslandssachverhalten muss zusätzlich geprüft werden, ob das einschlägige Doppelbesteuerungsabkommen die innerstaatliche Einordnung bestätigt, einschränkt oder im Ergebnis zu einer anderen Besteuerungszuordnung führt.