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08.08.2021

Betriebsveranstaltungen richtig planen

Mitarbeiter-Absagen gehen zu Lasten der feiernden Kollegen

Ob Biergartenbesuch, Grillparty oder einfach im Freien feiern – all das ist aktuell wieder möglich, natürlich unter Einhaltung der coronabedingten Abstands- und Hygieneregeln. Eine schöne Gelegenheit für Arbeitgeber, ein Sommerfest zu veranstalten. Für eine Betriebsveranstaltung in einer besonderen Location, einen Theater- oder Varietébesuch oder gar einen Ausflug mit einer auswärtigen Übernachtung wird dann auch schon mal etwas mehr ausgegeben.

Freibetrag für Betriebsfeiern nutzen
Auch steuerlich ist bei Betriebsveranstaltungen einiges zu beachten. So sind pro Mitarbeiter und Betriebsveranstaltung nur Aufwendungen bis zu 110 Euro lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei und das jährlich maximal für zwei Veranstaltungen. Das Gute: Die 110 Euro sind ein echter Freibetrag. Damit greift die Steuerfreiheit bis zu 110 Euro auch dann, wenn für jeden Arbeitnehmer mehr als 110 Euro ausgegeben werden. Nur der übersteigende Betrag ist ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil.

Hinweis: Bei der dritten und jeder weiteren Veranstaltung muss der Arbeitnehmer wie bisher den gesamten auf ihn entfallenen Betrag als geldwerten Vorteil versteuern – selbst dann, wenn in zwei Veranstaltungen der Freibetrag pro Arbeitnehmer nicht ausgeschöpft wurde.

Lohnsteuerpauschalierung ist möglich
Doch sind für die Teilnahme an der vom Arbeitgeber organisierten Betriebsfeier auch noch Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zahlen? Arbeitnehmer werden dafür in der Regel wenig Verständnis haben. Der Gesetzgeber hat daher eine Pauschalierungsmöglichkeit geschaffen. Der Arbeitgeber kann den geldwerten Vorteil pauschal mit 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer besteuern und die Steuer für den Arbeitnehmer übernehmen. Sozialversicherungsbeiträge fallen in diesem Fall nicht an, allerdings nur dann, wenn die Pauschalierung im Lohnabrechnungszeitraum der Veranstaltung erfolgt.

Alle Kosten sind zu berücksichtigen
In den 110 Euro-Freibetrag sind nicht nur die tatsächlich konsumierbaren Vorteile, sondern auch die Kosten für die Organisation, die Raummiete, die Fahrtkosten sowie Geschenke und Kostenanteile für eingeladene Angehörige einzurechnen. Lediglich Selbstkosten des Arbeitgebers, die durch die eigene Veranstaltungsorganisation entstehen, sind nicht einzubeziehen. Für den Unternehmer bedeutet das mitunter eine Rechnung mit spitzem Bleistift, damit die Gesamtkosten geteilt durch die Mitarbeiterzahl im Rahmen bleiben.

Kosten sind auf Anwesende zu verteilen
Doch was, wenn doch einige Mitarbeiter plötzlich ihre Teilnahme an der Betriebsfeier absagen? Werden dann die anteiligen Kosten auf die anderen umgelegt mit der Folge, dass möglicherweise Lohnsteuer anfällt? Mit dieser Frage haben sich kürzlich die obersten Finanzrichter beschäftigt. Sie bestätigten leider die Auffassung der Finanzverwaltung, wonach auch die sogenannten No-Show-Kosten bei Betriebsveranstaltungen mit in die Bewertung des geldwerten Vorteils der teilnehmenden Arbeitnehmer einzubeziehen sind.

Beispiel: Für eine Betriebsveranstaltung fallen insgesamt Kosten in Höhe von 5.000 Euro an. Geplant wurde mit 50 Teilnehmern. Auf jeden Arbeitnehmer würde damit ein Kostenanteil in Höhe von 100 Euro entfallen. Aufgrund kurzfristiger Absagen nehmen tatsächlich nur 40 Arbeitnehmer teil. Die Kosten fallen dennoch in voller Höhe an.

Zu Ermittlung des geldwerten Vorteils sind die Gesamtkosten auf die teilnehmenden Mitarbeiter zu verteilen. Auf jeden Mitarbeiter entfallen damit 125 Euro (5.000 Euro/40). Davon sind 110 Euro (Freibetrag) steuerfrei und 15 Euro zu versteuern. Der Arbeitgeber kann den geldwerten Vorteil von insgesamt 600 Euro (15 Euro × 40) mit 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer pauschalieren und die pauschale Lohnsteuer übernehmen.

Detailliert planen und Pauschsteuer vermeiden
Unternehmer sollten bei der Planung einer Betriebsveranstaltung künftig daher noch stärker darauf achten, dass sie die tatsächliche Teilnehmerzahl im Vorfeld möglichst genau bestimmen. Gerade in Corona-Zeiten ist dies schwierig, denn schnell kann eine Quarantäne zu einer kurzfristigen Absage führen. Unternehmer sollten daher die Mitarbeiterzahl eher vorsichtig kalkulieren und versuchen, das Risiko von nichtteilnehmenden Personen mit auf den Vertragspartner zu verlagern. So könnte vereinbart werden, dass die tatsächliche Teilnehmerzahl erst kurzfristig benannt werden muss. Teilnehmer nachzumelden ist meist leichter, als die Teilnehmerzahl zu verringern. Müssen allerdings Tickets für eine Veranstaltung gebucht oder Hotelzimmer reserviert werden, ist das nicht so einfach. Hier sollte beim Veranstalter eine auch noch kurzfristig mögliche kostenfreie Stornierung angefragt werden.

Aber auch Gastronomen, Hoteliers und andere Veranstalter müssen planen. Sie können kostenfreie Stornierungen nicht einfach verkraften und der Spielraum für kurzfristige Änderungen der Teilnehmerzahlen ist aufgrund der Corona-Krise derzeit auch stark eingeschränkt. Umso wichtiger für alle Beteiligten ist daher eine verlässliche Planung.

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