E-Rechnungspflicht bei Kleinunternehmern

E-Rechnungspflicht
bei Kleinunternehmern

E-Rechnungspflicht bei Kleinunternehmern und nicht vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle umsatzsteuerlichen Unternehmen – sie kennt keine Ausnahmen.

Zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet sind daher auch nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen und umsatzsteuerliche Kleinunternehmer, wie z. B.

Vermieter von Mietwohnungen und Grundstücken an private Mieter
Ärzte, Therapeuten und Pflegedienste
Privatlehrer und Privatschulen
Unternehmer im Nebenberuf

Wer als Kleinunternehmer gilt, ist im Umsatzsteuergesetz geregelt.

Was besagt die sogenannte Kleinunternehmerregelung?

Die Umsatzsteuer wird nicht erhoben, wenn der Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer im vergangenen Jahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Soweit der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr den Grenzwert von 100.000 Euro überschreitet, sind die Umsätze ab diesem Zeitpunkt an umsatzsteuerpflichtig, die bis dahin bewirkten Umsätze sind steuerfrei.
Dabei sind alle unternehmerischen Tätigkeiten zusammenzurechnen.
Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer gesondert in Rechnung stellen.
Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Sie dürfen daher keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen.

Kleinunternehmer müssen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können

Bereits seit dem 1. Januar 2025 sind auch inländische umsatzsteuerliche Kleinunternehmer verpflichtet,

E-Rechnungen empfangen zu können.

Beispiel:
Ein Rentner vermietet zwei Wohnungen. Er erhält jährlich ungefähr 30 Rechnungen für Betriebskosten sowie Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen. Selbst stellt er keine Rechnungen aus.

Als privater Vermieter ist der Rentner, auch wenn er nur Wohnungen umsatzsteuerfrei vermietet, Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Damit ist er verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Der Vermieter kann auch keine Papierrechnung oder sonstige elektronische Rechnung verlangen.

Für den Empfang elektronischer Rechnungen wird zunächst lediglich eine E-Mail-Adresse benötigt.

Der strukturierte Teil einer E‑Rechnung ist dabei so aufzubewahren, dass dieser in seinem ursprünglichen Format vorliegt und insbesondere auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Umsatzsteuerlich sind E-Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Mindestens der strukturierte Teil ist unverändert im Originalformat für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar vorzuhalten. Ein zusätzliches menschenlesbares Dokument ist nicht zwingend erforderlich.

Kleinunternehmer müssen auch ab 2028 keine E-Rechnungen versenden können

Inländische umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.

Sie können daher auch nach 2027 weiterhin mit einer Rechnung in Papierform abrechnen oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers auch ein anderes elektronisches Format, z. B. PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails wählen.

Dabei darf in diesen aber keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Beispiel: Ein Grafikdesignstudent gestaltet für unternehmerische Auftraggeber Flyer und Broschüren auf Honorarbasis. Er erzielt damit jährliche Umsätze von 20.000 Euro. Weitere umsatzsteuerbare Leistungen werden nicht erbracht.

Da die Kleinunternehmergrenze eingehalten wird, darf in den Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Der Student muss ab 2028 auch keine E-Rechnungen ausstellen. Vielmehr genügt hier die Ausstellung einer sonstigen Rechnung, in welcher auf die Kleinunternehmerregelung hinzuweisen ist (vgl. § 34a UStDV).