Mit richtiger Rechnungstellung doppelte Umsatzsteuerzahlung vermeiden

 

 

Normalerweise wird für jeden Umsatz nur einmal die Umsatzsteuer geschuldet. Doch wer über dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausstellt, schuldet auch mehrfach die Umsatzsteuer. Das klingt zunächst trivial, ist es aber nicht. Das Umsatzsteuergesetz gibt zwar die Bestandteile einer Rechnung vor, aber nicht deren Form. So ist es für die Buchhaltung nicht immer einfach erkennbar, wenn mehrere Belege über ein und dieselbe Leistung vorliegen. In zwei Fällen ist die Gefahr für doppelt ausgewiesene Umsatzsteuer besonders groß.

Fahrausweise richtig abrechnen
Fahrausweise, z. B. Bahnfahrkarten, Flugtickets usw. können Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne sein. Vielfach enthalten bereits die Einzelfahrausweise alle für einen Vorsteuerabzug notwendigen Angaben (ausstellender Unternehmer, Ausstellungsdatum, Bruttoentgelt, anzuwendender Steuersatz, wenn nicht 7 % und Hinweis auf eine grenzüberschreitende Beförderung von Personen im Luftverkehr, soweit zutreffend). Doch gerade im Geschäftsleben werden Dienstreisen mit Bus und Bahn oder Flugzeug oft mit Unterstützung eines Reiseunternehmens gebucht, da es den Unternehmer zu viel Zeit kostet, sich selbst durch den Tarifdschungel der Bahn oder Fluggesellschaften zu suchen. Wenn nun das Reisebüro über seine Leistung (z. B. Buchung eines Inlandfluges) abrechnet, erfolgt die Rechnung ebenfalls mit Umsatzsteuer und zwar meist nicht nur für die Vermittlungsleistung, sondern inklusive der gebuchten Fahrausweise. Dann wird die Umsatzsteuer für die auf dem Ticket ausgewiesene Umsatzsteuer und noch einmal für die in der Rechnung des Reisebüros ausgewiesene Umsatzsteuer geschuldet.

Tipp: Um diese doppelte Steuerschuld zu vermeiden, sollte das Abrechnungsverfahren so gestaltet werden, dass nur ein Beleg (Fahrkarte oder Rechnung des Reisebüros) den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt.

  • Variante 1: Das Reisebüro erteilt eine Bruttorechnung, d. h. für die Fahrkarten wird die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen.
  • Variante 2: Die Fahrkarte enthält einen Aufdruck, dass sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Gesamtabrechnungen mit Tücken
Auch bei Gesamtabrechnungen besteht die Gefahr für einen doppelten Umsatzsteuerausweis, wenn für bereits erbrachte Leistungen bzw. für Voraus- oder Abschlagzahlungen bereits Einzelrechnungen erteilt wurden und die Umsatzsteuer in allen Rechnungen gesondert ausgewiesen wurde. Solche Abrechnungsmodalitäten sind in vielen Branchen anzutreffen. So erstellen Kurierdienste, Tankstellen oder zahntechnische Labore Einzel- und Monatsabrechnungen. Für Bauunternehmer gehören je nach Auftragsumfang Voraus-, Abschlags- und Schlussrechnungen zum Arbeitsalltag. Damit der Kunde bzw. Gast sofort weiß, welche Kosten auf ihn zukommen, erteilen Autovermieter und Hotels vielfach vorläufige und endgültige Rechnungen und auch Leasingunternehmen erstellen Abrechnungen für Monats- und Jahresrechnungen.

Tipp: Auch wenn diese Abrechnungsmodalitäten notwendig sind, um jederzeit den Überblick im Geschäftsalltag zu behalten, sollte jedes Unternehmen darauf achten, dass stets nur eine Abrechnung - die Einzel- oder die spätere Endabrechnung - zum Vorsteuerabzug berechtigt.

  • Variante 1: Die bereits in Abschlagsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer wird in der Gesamt- bzw. Endrechnung offen vom Gesamtbetrag abgesetzt.
  • Variante 2: in einer vorläufigen Rechnung wird nur der Bruttobetrag der Leistung ausgewiesen und nur die endgültige Rechnung wird mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erteilt. Diese Vorgehensweise ist jedoch nicht in jedem Fall möglich.

Hinweis: Die zusätzliche Steuerschuld wegen eines unberechtigten Steuerausweises entsteht unabhängig vom Vorsteuerabzug, also auch, wenn Vorsteuer nur einmal oder gar nicht in Abzug gebracht wurde. Prüfen Sie daher Ihre Abrechnungsprozesse und stellen Sie sie, falls erforderlich, um.

(Stand: 31.05.2019)

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